Hoe gaat een mediation?

Name: NEERVOORT mediation arbitrage
Telephone: 06 53202437

Fase 1. Voorbereiding mediation

de partijen (al dan niet bijgestaan door advocaten) besluiten te mediaten en benoemen een mediator;
zij maken met hem en onderling een afspraak over de (verdeling van de) kosten van de mediation;
zij informeren de mediator (per mail of telefonisch) kort over (de aard van) hun geschil;
de mediator geeft uitleg over het proces van mediation en overlegt met hen over plaats en tijdstip van de eerste sessie;
hij bespreekt wat de rol van ieder is en toetst in hoeverre de partijen gemotiveerd zijn om de mediation aan te gaan;
hij bespreekt wie aan de mediation zullen deelnemen en of zij mandaat hebben om tot zaken te komen;
De mediator stuurt de partijen de concept mediation overeenkomst;
Indien gewenst (door de mediator of de partijen) sturen de partijen vóór de mediation aan de mediator en de wederpartij de meest relevante schriftelijke stukken en/of een korte schriftelijk uiteenzetting van het geschil en van hun standpunt (een enkel a 4tje!)

Fase 2. Intake/ontvangst

de mediator heeft vaak vooraf een intake gesprek of telefoongesprek (zo nodig een conference call) met elke partij en hun advocaten;
de mediator ontvangt aan het begin van de eerste sessie de partijen eerst apart en neemt kort met hen de regels en hoofdkenmerken van de mediation door;
hij verifieert of de vertegenwoordigers van de partijen bevoegd zijn om bindende afspraken te maken c.q. of de achterban zo nodig telefonisch kan worden bereikt;
de logistiek van de dag wordt besproken en de mediation overeenkomst wordt getekend

Fase 3. Inventariseren

in de eerste plenaire bijeenkomst doet elk der partijen zijn/haar verhaal (voor partijen is dit vaak het moment om "stoom af te blazen");
wat is naar zijn/haar mening het probleem en de oorzaak daarvan?
wat zijn de kwesties die besproken moeten worden?
in welk stadium bevindt het geschil zich?
zijn er al onderhandelingen geweest en/of wordt er al geprocedeerd?
welke kosten zijn gemaakt en welke kosten zijn te verwachten als tijdens de mediation geen oplossing wordt bereikt?
aan welke belangrijke voorwaarden moet een oplossing voldoen?
de mediator praat aansluitend met de partijen apart en pendelt heen en weer;
zij vertrouwen hem toe wat de achterliggende zorgen, wensen en belangen zijn;
van de inhoud van de gesprekken met de ene partij wordt geen mededeling aan de andere partij gedaan, tenzij de andere partij daarmee instemt

Fase 4. Onderhandelen

de mediator helpt de partijen zoveel mogelijk oplossingsrichtingen te bedenken;
uit alle oplossingsrichtingen wordt plenair of apart besproken welke het meest tegemoet komen aan de eerder in beeld gebrachte belangen;
de mediator pendelt en brengt voorstellen van partijen over en/of de partijen onderhandelen direct met elkaar;
het maximaal bereikbare onderhandelingsresultaat wordt zichtbaar;
de mediator bespreekt indien nodig wat het alternatief is als geen oplossing wordt bereikt en hoe zich dat verhoudt zich tot het maximaal bereikbare onderhandelingsresultaat;
de partijen bereiken wel of geen overeenstemming.

Fase 5. Afsluiten mediation

de partijen bereiken overeenstemming;
de afspraken worden vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst;
deze wordt of ter plekke opgemaakt en door de partijen ondertekend;
of de vaststellingsovereenkomst wordt na afloop door de partijen of hun advocaten opgemaakt en ondertekend;
de mediator stuurt een beëindigingsbericht waarmee de mediation wordt beëindigd;

de partijen bereiken geen overeenstemming;
indien mogelijk worden afspraken gemaakt hoe het geschil moet worden beslecht (welke instantie moet het geschil beslechten, kunnen partijen het processuele debat beperken tot bepaalde punten, kunnen zij het verloop ervan bespoedigen?);
de mediator stuurt een beëindigingsbericht, waarmee de mediation wordt beëindigd.